議事録とは何の為に書くのか?

議事録とは何の為に書くのか?

議事録とは何の為に書くのか?

会議で必須となるもののひとつに、議事録があります。今回は、議事録とは何のために書くのかをご紹介します。

議事録とは会議後に周知・共有するもの

会議における議事録とは、社内外における会議、あるいは打ち合わせの内容、経過、結論などを記録し、会議後に周知し共有するものを指します。

会議前に作成されるアジェンダ(会議名、開催日時、議題、目的など記した案内状を兼ねた項目一覧)と共に、会議の質を上げ、効率化を図る手段としても使われます。

会議の情報共有・周知を正確に行う

議事録を作成する第一の目的は、該当会議の情報共有、周知が正確に行えることです。口頭で伝えようとすると話の食い違いが起こる可能性があります。

特に、会議参加を義務づけられていたにも関わらず、当日なんらかのアクシデントや事情などで参加できなかった人にとってありがたい存在が議事録です。会議内容の共有が必須とされている立場の人たちは、日々の業務において会議情報が必要となることが多いからです。

また、参加していた人たちも当日の内容をすべて記憶しているとは限らないため、後から内容を確認し、認識違いなど起こさないようにするためにも議事録は役立ちます。

決定事項の明確化

会議の情報共有が大切なことは先述の通りですが、同時に決定事項の明確化という観点でも議事録は有効です。何が決定して、その後どの業務に変更、改善が加えられるのか、これから行うべき作業は何かなど、決定事項が議事録ですべて明確化されているからこそ、情報共有した全員が把握しやすく、日々の業務に活かしやすくなると言えます。

議事録作成に必要な能力とは

議事録を作成するのは、当日書記をつとめた人間、あるいは書記から渡されたデータをもとに議長が作成することが多いです。では、議事録を作成するにあたって必要な能力とはどんなものでしょうか?

  • 議事録を見る人に知えたいことを伝えられるか
  • 議事録で話した内容を理解しているか
  • 会議および議事録で登場する専門用語の意味を理解しているか
  • 読み手の視点で物事を考えることができるか
  • 簡潔にまとめる力があるか

議事録作成者に必要な能力を具体的にあげると、代表的なものがこれら項目になります。議事録とは、当日の会議参加者だけでなくあらゆる立場の人間が読む可能性があるデータです。部署の代表者だけが会議に参加し、部下はすべて議事録で内容把握というケースもあるでしょう。あるいは、誰も参加しない部署であっても、仕事で関わる上で把握しておきたいというケースもあります。

つまり、参加者のみならず、議題の内容などを細かく把握していない人間にも認識できるデータでなくてはいけません。このため、読み手視点で客観的にまとめる力が必須となってきます。

議事録でしっかりと情報共有ができれば、会議への参加はしなくてもよい場合があることから、業務円滑化のためにも充実した内容の議事録が求められています。こうした観点まで意識しながら作成するように心がけましょう。

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